10 étapes vers un recouvrement efficace
Une politique de recouvrement efficace exige une procédure formelle permettant de s’assurer que les montants dus seront payés. Laisser traîner des paiements tardifs peut affecter votre cash-flow et réduire les possibilités de réussite de votre entreprise.
Pour garder un flux régulier de règlements de créances, de nombreuses entreprises ont recours à une série de lettres et d’appels téléphoniques pour encourager les clients à payer. Ces communications commencent en douceur puis se durcissent à mesure que les paiements ne sont pas effectués. La manière dont vous organisez votre système de recouvrement dépend de vous – vous pouvez préférer appeler les clients plutôt que de leur envoyer des courriers par exemple. Ce qui est important c’est d’avoir une procédure, et vous pouvez utiliser les étapes suivantes pour la mettre en place.
1. Appel téléphonique de satisfaction client
Les clients mécontents sont plus enclins à payer tardivement. Ces appels courtois vous permettent d'en savoir plus sur votre performance à répondre aux attentes de vos clients. Terminez cet appel en précisant qu'une facture arrivera prochainement, et en mettant l'accent sur la date de paiement.
A quel moment: trois jours après la livraison de votre produit ou service, mais avant que le paiement ne soit exigé.
2. Premier préavis
Ceci est un rappel courtois expliquant que la date de paiement est passée. Vous supposez que le client a oublié, négligé ou perdu la facture et qu'il paiera sans histoires. Une façon de faire commune consiste à envoyer une copie de la facture tamponnée de la mention "Echu".
A quel moment: dix jours après la date exigée de paiement
3. Second préavis
Un second rappel en douceur rappelant au client que le compte a besoin d'attention. Ceci peut prendre la forme d'une courte lettre accompagnée d'une copie de la facture. Conservez un ton courtois et pas menaçant. Par exemple:
[Date]
[Nom/Adresse du client débiteur]
Re: Facture # ____________
Montant dû: __________
Date limite: ___________
Monsieur ____________
Nous vous avons récemment envoyé un courrier montrant que votre date de paiement est passée. Peut-être a-t-elle été négligée. Vous trouverez ci-joint une nouvelle copie. Merci de nous faire parvenir votre paiement ce jour, afin que nous puissions conserver votre compte courant.
Merci.
A quel moment: 10-15 jours après l'envoi du premier préavis / au moins 20 jours après la date limite de paiement
4. Premier appel de recouvrement
Faites suivre vos préavis d'un appel téléphonique pour voir s'il existe une raison particulière au non-paiement. Par exemple, le client peut être mécontent de votre produit ou service, ou peut rencontrer des problèmes de cash flow. Soyez courtois, mais exigez un engagement de paiement. Soyez prêt à demander des précisions. Par exemple, si le client débiteur explique que le chèque a été envoyé, demandez où et quand il a été posté afin que vous puissiez estimer le jour où il arrivera.
A quel moment: 7 à 10 jours après l'envoi du second préavis / au moins 27 jours après la date limite de paiement
5. Première lettre de recouvrement
Conservez un ton cohérent avec votre premier appel: courtois, mais ferme. Confirmez par écrit ce qui a été dit lors de l'appel, et rappelez au client débiteur son engagement à payer. Par exemple:
[Date]
[Nom/Adresse du client débiteur]
Re: Facture # ____________
Montant dû: __________
Date limite: ___________
Monsieur ____________
Ce courrier fait suite à notre conversation du [Date]. Comme convenu, vous devez nous régler intégralement le montant dû. Règlons ce problème dès maintenant. Merci de nous faire parvenir un chèque ce jour.
Merci.
A quel moment: immédiatement après le premier appel téléphonique / au moins 28 jours après la date limite de paiement
6. Second appel de recouvrement
Vous auriez désormais dû avoir reçu votre paiement depuis 30-40 jours. Soyez poli mais ferme, et demandez un paiement immédiat. Travaillez à résoudre les problèmes de paiement. Si le client débiteur ne peut payer immédiatement, obtenez un engagement de sa part sur une date de paiement.
A quel moment: dix jours après l'envoi de la première lettre de recouvrement / Au moins 38 jours après la date limite de paiement
7. Seconde lettre de recouvrement
Il est désormais temps de signaler la gravité de la situation. Cette lettre devrait demander un paiement immédiat, et évoquer les conséquences à court terme du défaut de paiement. Envoyez cette lettre - et toute correspondance suivante - par courrier recommandé afin que vous puissiez vérifier qu'il a été bien reçu. Par exemple:
[Date]
[Nom/Adresse du client débiteur]
Re: Facture # ____________
Montant dû: __________
Date limite: ___________
Monsieur: ____________
Votre compte est désormais sérieusement échu. Si le paiement n'est pas reçu sous 7 jours, nous nous verrons dans l'obligation de suspendre vos accords de crédit avec notre société. Nous attachons de l'importance à vous compter parmi nos clients. Aidez-nous à continuer à vous servir en rétablissant votre situation à notre égard immédiatement. Veuillez nous faire parvenir un chèque ce jour.
Merci.
A quel moment: dix jours après la date prévue de paiement suite à l'appel de recouvrement précédent / 50 jours au moins après la date limite de paiement initiale
8. Troisième appel de recouvrement
Tout en restant poli et calme, soulignez la gravité de la situation. Servez-vous de cet appel pour expliquer qu'il s'agit de la dernière possibilité pour votre client de payer avant que vous ne fassiez appel à une agence de recouvrement et que vous n'intentiez éventuellement une action en justice. Faites en sorte d'expliquer l'intérêt de résoudre le différend - maintenir de bonnes relations ou accords de crédits. Comme lors du précédent appel, faites en sorte d'obtenir un engagement de paiement à une date donnée.
A quel moment: 15 jours après l'envoi de la seconde lettre de recouvrement / 65 jours au moins après al date limite de paiement initiale
9. Dernière lettre de recouvrement
Le ton est désormais sévère et exigeant. Cette lettre doit vous servir à confirmer ce qui a été convenu lors du dernier appel et à demander le paiement. Etablissez que si le paiement n'est pas reçu à la date convenue précédemment, vuos transmettrez le compte à une agence de recouvrement. Par exemple:
[Date]
[Nom/Adresse du client débiteur]
Re: Facture # ____________
Montant dû: __________
Date limite: ___________
Monsieur ____________
Cette lettre fait suite à notre conversation du [Date]. Vous devez immédiatement faire en sorte de rétablir la situation de votre compte client. Si nous ne recevons pas le paiement sous dix jours, nous serons contraints de recourir à une agence de recouvrement, ce qui pourrait nuire sensiblement à votre notation de crédit. Veuillez nous adresser un chèque immédiatement.
A quel moment: 7 jours après le troisième appel de recouvrement / 72 jours au moins après la date limite de paiement initiale.
10. Recours à une agence de recouvrement
Il s'est à présent écoulé plus de 90 jours depuis la date limite de paiement, et il peut être nécessaire de recourir à une assistance spécialisée. Votre agence de recouvrement peut envoyer une demande à dix jours, une demande par fax à 48h, ou autre. Recevoir une lettre de la part d'une agence de recouvrement incite souvent un client débiteur à payer. si vous n'avez pas reçu de réponse à la dernière lettre de recouvrement sous dix jurs, vous devriez également penser sérieusement à placer le compte client en recouvrement auprès d'une agence spécialisée et agréée. Coface Canada peut mobiliser ses nombreuses ressources pour le recouvrement de votre créance dans un délai qui permette d'assurer un recouvrement rapide.
Les produits et services présentés ci-dessus sont destinés aux clients de Coface Collections Canada Corp.
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